Ciclos en la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento se puede estructurar en cuatro fases que no sólo son consecutivas entre sí en un círculo continuo, sino que se interrelacionan transversalmente.

Un buen sistema de gestión del conocimiento debería de permitir capturar la información, tanto externa como interna, del conocimiento tanto explícito como tácito, relacionada con la actividad de la organización. En este momento inicial de recopilación de la información no deberíamos de ser mojigatos a la hora de almacenar detalles relacionados con los distintos nodos de información. Recuerda que conocimiento no es información sino que ésta representa a aquel de manera indirecta. (Se pueden dar normas para la capacidad de liderazgo, pero éste se tiene o no se tiene, se aprende o no se aprende a través de la enseñanza y el ejemplo directo.)

Es conveniente establecer de antemano, por lo tanto, un análisis del perfil de nuestra compañía y del perfil de sus trabajadores, como personas y no como números, que oriente la organización y estructuración de la información que representará el capital humano de la empresa y, sobre todo, su conocimiento individual y en conjunto.

El sistema debe permitir un acceso, recuperación y, lo que es más importante y se suele olvidar siempre, análisis del conjunto de la información. No sólo sería conveniente saber cuántos empleados de la fábrica tienen tal o cual habilidad, sino a ser posible tener un instrumento de medición -que en la mayor parte de los casos tenderá a ser subjetivo- de la citada habilidad, dado que esa medición permitirá una evaluación a través de la que podríamos detectar que podemos potenciarla a través de formación interna dirigida por un pequeño grupo formado por los más capaces.

Una fase importante, aunque engorrosa y, al igual que pasa con los sistemas de gestión de calidad, se tiende a obviar, dejando en unos mínimos que "cumplen con lo mandao", es el registro físico (o digital). Es decir, el sistema debe de reflejarse en documentación, transmisible y accesible (entra en juego el siguiente punto) que además no se convierten en un memorándum cerrado que se imprimió cuando le pagamos al asesor y así se quedó "para siempre jamás", sino que ha de ser un documento vivo, activo, retro-alimentado. Por eso, aunque se recomendaba, hasta hace algunos años, la impresión de la documentación, lo cierto es que hoy es absolutamente innecesario. El registro físico es infinitamente más económico y versátil, obviamente.

Por último, datos y resultados no son nada sin un buen sistema de divulgación y difusión, que no ha de ser excesivo (no hay necesidad de enseñar lo que no hay que enseñar a la competencia), pero que sí ha de ser efectivo y ser capaz de llegar a todos los que lo necesiten y demanden ese conocimiento dentro de la organización (o hasta aquellos límites, fuera de ella, que se establezcan).

Cuando la información que sintetiza y procesa el conocimiento de una organización llega a su última fase, allí donde se necesita, y actúa influyendo en la toma de decisiones y las acciones que se realizarán, debe de regresar al punto de partida en forma de resultados, sean éstos los que sean, tanto positivos como negativos... o neutrales. (En ocasiones se olvida que un no-resultado es un resultado en sí mismo -como me decía un estadístico en una ocasión-, que hay que tener en cuenta, porque por lo pronto puede representar "un camino sin salida". No recorrerlos de manera innecesaria una y otra vez supone un ahorro de costes considerable.)

Elaborar un plan preciso, un procedimiento que se ajuste a nuestras necesidades, alrededor de la gestión del conocimiento en nuestra organización debería de llevar, inequívocamente, a una serie de valores positivos dentro del grupo humano al que afecta.

• Mejora la capacidad de decisión y los tiempos de reacción.
• Agiliza, por lo tanto, los procesos productivos.
• Mayor adaptabilidad a los cambios externos.
• Aumento del coste-efectividad en el uso de los recursos.
• Potencia la innovación y la creatividad.

Claro está, todo esto, si hay comunicación.

(Imagen encontrada en el blog de Roger Méndez, en su artículo sobre La organización inteligente, 2007.)