El portal empresarial y la gestión del conocimiento

Es habitual encontrar empresas que diseñan sus portales dejando, finalmente, la inversión en una simple tarjeta de visita, en un quiénes somos y qué hacemos. Este concepto, válido como fundamento básico para la construcción de la sede virtual de una compañía, queda extremadamente pobre con las tecnologías, herramientas y tendencias que registra Internet en su conjunto. Hay que ir a más. Y para eso son necesarios recursos y personas.

Curiosamente un concepto tan amplio y maleable está poco estudiado dentro de la propia red. Los profesionales, en su conjunto, parecen ir dando tumbos, palos a las olas imparables que cada moda trae, en ocasiones con éxito y otras pasando totalmente desapercibidos lo que, en el mundo de la empresa y la economía se torna en un fracaso absoluto.

Empecemos definiendo y distinguiendo de lo que es un simple portal web:

Un portal empresarial se define como el conjunto de “las aplicaciones Web que proporcionan un único punto de entrada para que las corporaciones identifiquen y desbloqueen la información estructurada y no estructurada de varios orígenes, tanto dentro como fuera de la empresa, para adentrarse en el conocimiento corporativo y tomar decisiones de negocios más y mejor formadas”.

Incidamos en una parte de ese concepto, tanto dentro como fuera de la empresa. El portal empresarial debe constituirse en una potente herramienta de venta y marketing para una compañía a la vez que debe suponer una vía de estructuración y rápida difusión del conocimiento de la entidad que representa (con los niveles de acceso necesarios). Se convierte por tanto, el portal empresarial, en una vestimenta que cubre perfectamente todo lo que representa la compañía, tanto a nivel de funcionamiento interno como de su cara pública.

Una de las primeras herramientas que satisfacía estas necesidades fue Oracle Portal, si bien es cierto que ellos no inventaron ni el concepto ni la idea. Pero le dieron forma, estructura y solidez. Hoy, por supuesto, no es el único gestor de contenido empresarial habiendo entrado en escena Freedom-ECM, un software libre bajo licencia GPL con la misma orientación y funcionalidades.

¿Qué había antes de esto? Lo tradicional, a nivel interno, es una intranet corporativa a través de la que se accedían a los distintos niveles de información en función a unas políticas de seguridad más o menos planificadas. Hoy, no es suficiente. Algunas empresas desarrollaron internamente webs corporativas que intentaban afrontar la necesidad de una gestión corporativa de la información disponible en la intranet, pero no sólo eso, sino que diera soporte a la gestión del conocimiento.

El problema de estos sitios webs internos era, indudablemente, el coste de su creación y, sobre todo, mantenimiento, la difícil coordinación interdepartamental que exigía que muchas personas tuvieran que involucrarse en su actualización, lo que no siempre es posible envueltos, como suele ser costumbre, en la actividad diaria. Esto provocaba descoordinación, falta de actualización lo que redundaba en la presencia de información obsoleta, duplicación y por lo tanto aumento del consumo de los recursos técnicos, entre otros muchos inconvenientes. Desde el punto de vista del empleado suponía más una carga que una herramienta útil.

El objetivo de los gestores de información empresarial o portales empresariales cubre las necesidades expuestas y minimiza los problemas subyacentes, aportando a los trabajadores y la propia una herramienta que, bien utilizada, debe potenciar sus capacidades y productividad. Como todo, mal calzada y a la fuerza no suponen otra cosa que una nueva molestia. El objetivo es otro: mejorar, facilitar, distribuir y mejorar la competitividad.

Un portal será útil a la entidad si:

• Es capaz de representar y estructurar la inteligencia de empresa, además de dar soporte a la toma de decisiones.
  
  
• Si permite una participación colaborativa estructurada, ya sea por departamentos o grupos de trabajo, que se acomode a las funciones y trabajo de todos sus componentes.
  
  
• Facilita, por lo tanto la gestión del conocimiento y minimiza los tiempos de selección en la búsqueda de esta información.

De cumplirse estos requisitos la empresa podrá:

• Integrar información desde diferentes fuentes, sea esta estructurada o no.
• Organizar la información que compone el conocimiento de la empresa.
• Facilitar su búsqueda y selección, facilitando la adaptación de los resultados a los perfiles de los usuarios que la demandan.
• Minimizar tiempos de búsqueda y selección, así mismo se reducen los tiempos de análisis y se permite una toma de decisiones más eficaz.
• Independizar los recursos de almacenamientos y acceso del uso final y su explotación, simplificando y homogeneizando las herramientas de acceso, consulta y filtrado.
• Aumentar los niveles de seguridad en cuanto al citado acceso, actualización, creación y uso.
• Mejorar la adaptabilidad y escalabilidad frente a nuevas necesidades o la incorporación de nuevas estructuras de información.

(Imágenes encontradas en el blog Innovación bajo Incertidumbre y la web de la empresa Dharma Ingeniería.)