Trabajo colaborativo o groupware: definición

El trabajo colaborativo (o conocido también por el término anglosajón groupware) define las estrategias y herramientas que se articulan alrededor de un grupo de personas con un objetivo común, con la intención de maximizar su productividad y minimizar el consumo de recursos, entre ellos, el más importante, el tiempo.

Ya hace una década que asistí a mi primera charla sobre groupware, networking y workflow (términos todos ellos íntimamente ligados), si bien en aquel momento las herramientas bajo licencias privativas comercializadas tenían un coste elevado y giraban básicamente sobre dos pivotes: compartir archivos y gestionar mensajería interna, dentro del grupo de colaboradores, además de gestionar la comunicación externa, sobre todo en aspectos productivos. Sobre estas premisas se iban añadiendo toda una serie de herramientas relacionadas entre sí.

Hoy en día, el concepto de web 2.0 (con las redes sociales de trasfondo) ha ampliado esta definición hacia otro tipo de entornos que, si bien no están orientados a "compartir archivos" e "intercambiar mensajes", sí están diseñados para ser usados de forma coordinada y productiva por un grupo de usuarios.

Todas las plataformas privativas y open source que existen ahora mismo, al menos las más usadas y nombradas, orientadas a la gestión de contenidos han sido diseñadas bajo esta premisa. Así mismo plataformas de gestión de blogs, como Wordpress (que, en el fondo, es otro tipo de sistema de gestión de contenidos) permiten la creación, mantenimiento y participación colectiva sobre un mismo bitácoras. Por lo tanto es otro tipo de plataforma colaborativa.

Sin embargo, tan importante o más que la herramienta de trabajo que da soporte al grupo, es la filosofía del trabajo colaborativo, formada por una serie de elementos que, a priori, parecerían obvios, y sin embargo guardan la explicación de por qué un entorno determinado, una vez implementado, genera una baja productividad. Citando el artículo de Wikipedia, estos serían (añadiendo algunos comentarios de mi cosecha):

• Objetivos: Los mismos de la organización; particulares, bien definidos u otros concretos y específicos al grupo. Deben ser conocidos por todos los implicados y prevalecer sobre objetivos individuales.
  
  

  Una propuesta: un equipo de trabajo no avanza en generar un resultado sin liderazgo, implicación y metas claras.



• Ambiente: controlado y cerrado. El grupo trabaja como equipo estableciendo una frontera bien definida intra y extra informativa y de acceso.
  
  

  Una sugerencia al respecto: imagina a un vendedor de la competencia entrando en el departamento de I+D+i de la empresa y debatiendo (escuchando) con nuestros técnicos, las ideas en las que se trabaja.



• Motivación: la persona que participa en el grupo colaborativo debe de añadir a su perfil una gran implicación por la organización en la que se encuadra el grupo.
  
  

  Un comentario al respecto: saben aquel de la manzana podrida en el cesto...



• Procesos: se formalizan los procesos de trabajos y esa información está disponible para todos sus miembros, de tal manera que cada componente sabe cómo realizar cada actividad y que esta encaje con la del resto de componentes.
  
  

  Una anécdota al respecto: en un grupo de trabajo donde todos sus usuarios generan documentos con información en Word 2003, no podemos tener a un elemento en la cadena profesional que se empeñe en utilizar Word 2007.



• Aporte individual: conocimiento y experiencia personal al servicio de los intereses del grupo.
  
  

  Una petición al respecto: un grupo está compuesto, en definitiva, por acciones individuales que consiguen, con una meta común, hacer realidad aquella frase alusiva a la pareja y el enamoramiento de "1+1 > 2".

Por último, y no menos importante, hay que apreciar e incentivar el valor de pertenencia como parte del motor que genera la motivación necesaria para colaborar en un objetivo común.

El objetivo del trabajo colaborativo es la producción de un bien, ya sea físico o intangible, como conocimiento, sin embargo, el sentido de pertenecer a una organización también puede convertirse en objetivo para los participantes del grupo. La motivación, en este caso, es un valor subyacente, que pasa casi desapercibido, de vital importancia para el proyecto en el que se encuadre el grupo dentro de su organización.